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有关如何创建和管理产品文档的分步指南

产品管理不仅仅是创造新功能或优化现有功能。 这还包括创建产品文档,这对于用户有效使用产品并解决他们可能遇到的任何问题至关重要。 那么这样的文件应该包含哪些内容呢? 阅读我们的文章并找出答案。
产品文档 – 目录:
什么是产品文档?
如何创建产品文档?
发布和分发产品文档
概括
什么是产品文档?
产品文档是描述产品、其功能、使用方式以及其他相关细节的文本、视觉效果和视频的集合。 创建文档的主要目的是帮助用户了解如何使用产品,尤其是其高级功能。

文档非常重要,尤其是当您创建的数字产品不仅可以为最终用户提供服务,还可以与其他产品集成时,例如,允许您将数据导出到另一个应用程序,或者使用本地化或联系人数据库。

例如,项目管理工具的文档可能包括有关如何创建新项目、如何将团队成员添加到项目并授予他们仅更改某些任务的权限、如何同时将任务分配给多人以及如何 跟踪他们的进展。

产品文档可能包括

用户手册 – 提供有 待售通话清单  关产品功能、安装、设置和故障排除信息的文档。

用户指南 – 解释如何使用产品执行各种任务的文档,例如如何使用照片编辑程序或如何玩电脑游戏。
知识库——回答常见问题或提供有关产品的附加信息的文章或网页的集合。 一个例子是网站上的“帮助中心”或“支持”部分。 它还经常被用作帮助客户的聊天机器人的信息来源。
常见问题解答 – 有关产品的常见问题和解答列表。 例如,包含以下问题答案的网站或 PDF 文件:“如何重置密码?”、“如何联系客户支持?” 或“产品的系统要求是什么?”。
教程 – 通常发布在公司网站或 YouTube 上的视频,演示如何使用产品或执行某些任务。
图表和信息图——产品结构、功能或过程的图形表示。 例如,该图显示了配置 API 时要选择的选项。
如何创建产品文档?
了解目标受众
创建产品文档的第一步是了解该特定文档的目标受众。 回答下列问题:

谁将使用该文档? – 是初次用户还是更高级的用户?
用户什么时候会访问该文档? 他们是在寻找有关该工具功能的一般信息或额外信息,还是特定问题的解决方案?
他们将在什么设备上使用它? 如果是移动设备,视频够清晰吗?
他们的需求和期望是什么? 用户更喜欢观看动态视频还是图表?
一旦您了解了您的受众及其需求,您就可以开始创建文档。 例如,如果您的目标群体是新手用户,则文档应该可以在每个步骤中访问,并以简单、易于理解的语言编写,并包含详细的说明。

请记住,组织良好的文档不仅可以帮助用户了解产品,还可以节省他们寻找问题答案的时间。 这可以减少客户流失率,即客户停止订阅服务的百分比。

清晰的沟通

创建有效的产品文档不仅涉及选择正确的沟通形式(例如视频、视觉效果、知识库),还涉及清晰简洁的写作和沟通。 产品文档中有效沟通的基本原则如下:

使用简单的语言——避免技术 香港领先 语言和复杂的术语。 例如,您可以说“开始一个项目”,而不是说“启动一个项目”。

具体 – 提供示例来帮助用户了解如何使用该产品。 例如,不要说“允许您将团队成员添加到项目中”,而是说“通过单击项目管理页面底部的绿色按钮将团队成员添加到项目中”,并添加带有视觉线索的屏幕截图 。
避免被动语态——主动语态更容易理解和阅读。 例如,不要说“经理可以启动该项目”,而是说“经理可以启动该项目”。

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